양주시는 17일 공공기록물 관리법의 전면개정에 따른 법정 사무 이행과 문서의 생산, 이관, 보존에 이르는 전 라이프사이클의 전자화를 위한 ‘표준기록관리시스템 구축 사업’을 양주시 최초로 도입․완료했다고 밝혔다.

본 사업의 목적은「공공기록물 관리에 관한 법률」에 의거 기록물의 생산부터 활용까지의 모든 과정에 걸쳐 진본성(眞本性), 무결성(無缺性), 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 전자기록물 관리체계를 구축․운영하는 것이다.

특히, 매년 평균 15,000여권씩 지속적으로 증가하는 기록물을 안전하게 보관․관리하고 행정업무에 효율적으로 활용하기 위해 지난 2012년 후반기부터 사업계획을 구상․착수했다.

작년 본격적으로 4억1천만원의 사업비를 편성하고, 벤치마킹을 실시하는 한편 연내 최상의 기록관리시스템을 구축하고자 두달여간에 걸쳐 업체와 끈질기게 협상한 결과, 당초 계약서상에 없던 전자문서시스템의 비공식문서 53만건을 추가로 이관하는 등 기록관리에 있어 값진 성과를 거양한 바 있다.

아울러 금번에 구축된 기록물은 전자문서 기록물이전의 수기문서 기록물 12만2천여건, 구전자문서 기록물 9만6천여건, 신전자문서 기록물 7백4만1천여건, 비공식문서 기록물 53만2천여건 등 총 기록물의 이관량은 779만1천여건에 달한다.

표준기록관리시스템이 도입됨에 따라 시는 기록물의 이관, 평가, 폐기, 보존 등 기록관리업무의 전자적 수행이 수월해지며 종이기록물, 구전자문서, 신전자문서 등 기록물 통합검색을 통한 업무효율이 향상될 것으로 예상하고 있다.

또한, 비효율적 프로세스 제거로 업무 부담을 해소하고 기록물 보존과 적극적 정보공개를 통한 시민 공공기록 이용이 확산됨은 물론 국가통합 전자기록관리체계 구축으로 법정사무가 차질없이 수행될 것으로 보인다.

현삼식 양주시장은 “기록이 없으면 역사도 없다. 개정된 기록관리법을 반영한 표준기록관리시스템을 차질 없이 시행해 시민이 정보를 제공받는 데 불편함이 없도록 최선을 다하겠다”고 전했다.

시 관계자는 “금년 1월중 표준기록관리시스템을 시험 가동한 후 직원교육을 거쳐 적어도 2월부터는 본격 가동해 시에서 생산된 기록물이 안전하고, 효율적으로 관리될 수 있도록 기록관리에 만전을 다하겠다”고 말했다.